Os fotógrafos hoje em dia precisam usar muitos chapéus. Você não só precisa fotografar e editar suas imagens, mas também gastar tempo nas redes sociais, fazer marketing para os clientes e acompanhar todas as tarefas administrativas do dia-a-dia da administração de uma empresa. É o suficiente para dar dor de cabeça até mesmo à pessoa mais organizada. Para finalizar, o gerenciamento do tempo pode ser algo que muitas vezes as pessoas criativas enfrentam.
Como uma pessoa criativa, que se orgulhava de minha produtividade até começar meu próprio negócio, precisei de muita tentativa e erro para descobrir como tirar o máximo proveito do meu dia sem uma tonelada de estresse e opressão.
Se você está cansado de se sentir ocupado, mas não é produtivo, aqui estão algumas dicas úteis.
Escolha três prioridades para o seu dia
A maioria das pessoas não tem uma boa noção de quanto tempo uma determinada tarefa vai demorar. Eles sobrecarregam sua agenda com tarefas e, em seguida, se sentem inadequados ou frustrados quando não marcam todas no final do dia.
Claro, essa dica vai depender do que você precisa fazer. Você pode ter um dia de filmagem ou precisar passar o dia inteiro editando e, portanto, estará focado em uma tarefa. No entanto, você provavelmente também terá algumas pequenas coisas que precisa concluir em um dia, como enviar uma fatura e retornar alguns e-mails ou ligações.
A questão é que você deve se concentrar em três prioridades por dia e abordá-las em ordem de importância.
Essa dica também é conhecida como A regra de três do livro Getting Results the Agile Way, e tem como objetivo evitar que você execute uma tarefa a outra sem um resultado claramente definido.
Na Regra de Três, você define três tarefas para fazer em um dia, três tarefas para sua semana e também três tarefas para seu mês e seu ano.
Comece cada dia definindo as três coisas em que você se concentrará e certifique-se de verificar consigo mesmo como permanecer no caminho certo. Preste atenção em quanto tempo leva e observe quaisquer padrões que surgem ao trabalhar em certas tarefas. Isso lhe dará mais informações para refinar suas estratégias de gerenciamento de tempo.
Monitore seu tempo
Quando você começar a experimentar diferentes técnicas de gerenciamento de tempo, certifique-se de controlar seu tempo.
Durante o primeiro ano e meio administrando meu negócio de fotografia, anotei tudo o que fazia em um dia em um pequeno caderno, bem como o tempo que levei.
Se isso parece uma coisa muito demorada e anal de se fazer, na verdade não é. Realmente leva um segundo para verificar seu relógio e fazer uma anotação com duas ou três palavras que descrevam sua tarefa.
Melhor ainda, você pode usar um aplicativo de controle de tempo como o Hours Tracker.
As informações que você obtém ao monitorar seu tempo são ouro.
Se você descobrir que está gastando muito tempo em certas tarefas que não são totalmente necessárias, você pode tomar medidas para reduzir o tempo que gasta com elas ou eliminá-las completamente.
Por exemplo, se você acha que está gastando apenas meia hora por dia navegando na web, pode descobrir que está constantemente entrando na toca do coelho e que está perto de duas horas.
Use um calendário online para agendar blocos de tempo
Uma das maneiras mais eficazes de aumentar sua produtividade é trabalhar em blocos de tempo e programá-los em um calendário online como o Google.
Organizar sua programação em vez de trabalhar com uma lista de tarefas ajuda a aplicar disciplina e ordem em suas tarefas.
Você dedica janelas de tempo específicas às suas tarefas, tornando-as assim uma prioridade e o único foco durante esse tempo. Ajuda a minimizar as distrações e a carga mental de alternar entre tarefas.
Use um calendário online para agendar suas tarefas como eventos não negociáveis. Se você tem feito as coisas de maneira analógica - escrevendo listas de tarefas ou mantendo um diário em papel - você pode achar que usar um calendário online é muito mais eficaz.
Um calendário online pode ajudá-lo a agendar reuniões e enviar avisos aos convidados. Você pode criar eventos recorrentes em seu calendário online, configurar lembretes e pode acessar o calendário de vários dispositivos.
Certifique-se de programar intervalos em seu calendário. É realmente uma má ideia sentar-se em frente à tela do computador o dia todo sem se levantar regularmente para se alongar, fazer uma refeição adequada ou apenas reservar alguns minutos para um pouco de descanso e relaxamento.
Use um sistema de CRM
Existem tantos aplicativos e ferramentas de produtividade para ajudar as pessoas a gerenciar melhor seu tempo, projetos e vida. Você pode até estar usando alguns deles.
No entanto, se você ainda não usa um sistema de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente), pode estar perdendo uma ferramenta extremamente útil que pode eliminar a necessidade de ter vários aplicativos para diversos usos diferentes.
Um sistema de CRM é uma ferramenta de gestão de clientes e construção de relacionamento que o ajudará a acompanhar seus clientes e projetos. Você pode fazer coisas como registrar as datas da última comunicação com um cliente e definir um lembrete para acompanhamento.
No entanto, a maioria dos CRMs oferece muito mais, incluindo ferramentas de contabilidade e recursos de redação de contratos.
Eu uso e recomendo o Dubsado, que é um sistema de CRM para criativos. Você pode criar contratos de marca que pode enviar para assinatura eletrônica, enviar um e-mail diretamente da interface do usuário e acompanhar todos os seus clientes em potencial e clientes em um sistema visualmente agradável e fácil de navegar. Ele ainda se integra ao seu calendário do Google.
Se estiver usando um software de assinatura de contrato como Hello Sign ou Adobe, você pode obter a mesma função no Dubsado com todos os outros benefícios por um preço semelhante.
Outras opções são Nutshell e Insightly.
Nix Multi-Tasking
A pesquisa está em: multitarefa é superestimada.
A multitarefa tende a ser vista de forma positiva, mas as pesquisas mais recentes mostram que ela é prejudicial à sua produtividade e qualidade do trabalho.
O trabalho de alta qualidade depende de quanto tempo você gasta em uma tarefa e da intensidade do seu foco. Se você puder aumentar seu foco, poderá fazer mais em menos tempo.
Trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo sobrecarrega o cérebro. Quando você trabalha em várias coisas ao mesmo tempo, está trocando de funções mentais, o que acaba sendo contraproducente.
Segundo Gloria Mark, pesquisadora e autora do Multitarefa na era digital, o trabalhador do conhecimento médio troca tarefas a cada três minutos. Uma vez distraído, pode levar quase meia hora para retomar a tarefa original. São 30 minutos perdidos porque você verificou seu e-mail e respondeu a uma mensagem.
Não é à toa que o trabalhador médio trabalha três horas em um dia de trabalho típico de oito horas - mesmo que não esteja constantemente olhando para o Instagram ou Facebook.
Guarde seus dispositivos
Como você pode ver, uma das maiores maneiras de arruinar sua produtividade é verificar constantemente seu e-mail e mídia social ao longo do dia. Esses segundos ou minutos podem representar uma enorme perda de tempo e arruinar seu foco nas tarefas em mãos.
Guarde o telefone, feche a janela do navegador com a caixa de entrada aberta e concentre-se na tarefa que está à sua frente.
Decida algumas vezes por dia quando você irá verificar e responder a e-mails e postagens do Instagram e cumpri-los.
Quando eu combinei isso com o bloqueio do meu tempo, fiquei surpreso com o resultado. Eu literalmente realizei três vezes mais por dia do que quando simplesmente flutuava de tarefa em tarefa, respondendo a cada texto e e-mail conforme eu os recebia.
Experimente o método Pomodoro
A Técnica Pomodoro é uma ferramenta de gerenciamento de tempo extremamente popular, projetada para mantê-lo o mais produtivo possível.
Neste método de gerenciamento de tempo, você escolhe uma tarefa que gostaria de realizar e define um cronômetro de 25 minutos para trabalhar focado e sem interrupção.
Você pode fazer isso por 25 minutos, certo?
Quando o cronômetro tocar, faça uma pequena pausa não relacionada ao trabalho, como alongamento ou lanche.
Depois de fazer quatro “pomodoros”, você pode fazer uma pausa mais longa, como 20 ou 30 minutos. Seu cérebro vai aproveitar esse tempo para assimilar novas informações.
Reserve um dia para recados e admin
Este é outro hack de produtividade que faz maravilhas para algumas pessoas. Reserve um dia da semana para atender a todos os seus recados pessoais, administração de negócios ou uma combinação de ambos.
Pode haver coisas que você faz semanalmente, como preparar a refeição ou lavar a roupa, que podem ser relegadas a um dia, permitindo que você se concentre nas tarefas de negócios pelo resto da semana.
Você pode querer reservar um dia da semana para agendar todas as suas reuniões ou consultas médicas. Alternativamente, você pode fazer tudo de sua administração como faturamento, contabilidade ou até mesmo agendar sua mídia social.
Resumindo
Existem muitas técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo a aumentar sua produtividade e reduzir o estresse e o esgotamento.
Nenhum deles funcionará para você, mas estes são alguns dos mais populares que você pode querer experimentar.
Quer você seja um fotógrafo amador ou um profissional, é provável que você tenha uma tonelada de fotos todos os dias.
Encontrar maneiras de ser mais eficientes pode acabar adicionando horas ao seu dia e até mesmo ajudá-lo a dormir melhor.